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Procore

如果 Procore 公司目录中存在重复公司记录会怎样?

答案

如果你发现公司目录中有一个公司的多个条目,这通常是因为 Procore 设计允许具有适当权限的用户将新公司添加到项目(请参阅将公司添加到项目目录。对于添加到项目的每个新公司,还会在公司级别创建一条匹配记录。对于在 Procore 中管理多个建设工程项目的组织,这可确保在公司级别捕获已添加到项目中的所有公司。

重复的公司条目是如何出现的

当你将新的供应商/公司记录添加到项目的目录工具时,系统会自动将该供应商/公司记录添加到项目级别目录工具和公司级别目录工具中。如果你的公司允许多个用户在其各自的项目上创建供应商/公司记录,则这些用户必须注意,如果不注意公司目录中的任何现有供应商/公司记录的拼写方式,供应商/公司记录可能看起来是重复的。

示例

在不同项目上输入相似的词形会导致出现重复数据,如下所示:

项目 A 的目录工具
项目经理 Jack 将新的供应商/公司记录添加到项目 A 的目录中,并将该公司命名为“Star Framing”。

项目 B 的目录工具
Jane 也是一位项目经理,她将同一供应商/公司添加到项目 B 的目录中,只是她将公司命名为“Star Framing, LLC”。

公司目录工具
由于两个项目经理在创建供应商/公司时使用了相似但唯一的拼写,因此系统在你的组织的公司级别目录工具中创建了两 (2) 个唯一的供应商/公司记录。一个用于“Star Framing”,一个用于“Star Framing, LLC”。

防止出现“重复”条目可确保供应商/公司的所有用户、办公室、投标人信息、保险信息和变更历史记录都存储在单个记录中(而不是在两 (2) 个或更多记录之间拆分数据)。这可确保投标流程、保险跟踪和报告保持准确。出现重复条目的最常见方式包括:

  • 当不同用户将同一公司(具有不同拼写)添加到两个不同的项目时,会无意中在公司目录中创建同一公司(例如,分包商、承包商、外部供应商)的多个条目。
  • 出现多个条目的另一个原因可能是供应商导入过程中出现了词形相似的拼写问题。要了解有关供应商导入过程的更多信息,请联系你的Procore point of contact。

如果发现系统中存在“重复”供应商/公司记录,请按照合并公司中的步骤解决问题。

使用 ERP 集成的账户的重要说明

如果公司的 Procore 账户已与第三方企业资源计划 (ERP) 系统(例如 Sage 300 CRE®QuickBooks® 等)集成,则在 ERP 系统和 Procore 之间同步数据时也可能引入重复条目。

当你的 Procore 账户与第三方 ERP 系统集成时,从公司目录中删除多个条目非常重要。这是因为 ERP 系统中的供应商记录必须共享到其在 Procore 中相应公司条目的直接链接。这种一对一的关系(即供应商对公司)可确保两个系统之间的数据完整性。有关说明,请参阅:

 

另请参阅