使用按进度收款账单工具向发票联系人发送“账单邀请”

目标

从按进度收款账单工具向 glossary-of-terms#Invoice_Contact发票联系人 发送当前 结算期 的"结算邀请"。

背景

在你或发票联系人可以创建新的分包商发票之前，必须使用项目的开发票工具创建结算期。之后，可以选择以下方法来创建发票：

• 邀请发票联系人为当前结算期创建新发票
  如果你选择此方法，请使用以下步骤通过电子邮件向发票联系人发送"结算邀请"。 发送"结算邀请"是一种礼貌通知，可提醒发票联系人在结算期指定的"截止日期"之前创建并提交新发票。 要以发票联系人的身份创建发票，请参阅以发票联系人的身份提交新发票。
• 代表发票联系人为结算期创建新发票
  如果选择此方法，请按照代表发票联系人创建分包商发票中的步骤进行操作。

需要考虑的事项

• 所需用户权限：
  • 要向发票联系人发送“结算邀请”，需要拥有项目合约工具的“管理员”级别权限

     注意

    • 对发票和按进度计费工具的访问权限受合约和/或客户合同、资金或主要合同工具上设置的权限的约束。 Procore 工具名称会有所不同，具体取决于 Procore 中配置的视点词典。 请参阅Procore 中有哪些工具名称和术语适用于总承包商、业主和专业承包商？
    • 如果你是协作者（例如，受雇于执行由 Procore 管理的项目工程的公司的发票联系人，则你执行发票相关任务的能力由 Procore 公司账户持有人决定。账户持有人可以选择为你提供的设置包括：
      • Procore 用户账户。
      • 项目合约和/或客户合同、资金或主要合同工具的访问权限。
      • 特定合同或资金的“私密”列表上的成员资格
      • 在合同或资金上指定为“发票联系人”。
• 其他信息：
  • 如果你不希望发票合同在 Procore 中创建发票，你可以代表发票联系人创建分包商发票
  • 如果你要创建发票以发放保留金。请参阅创建分包商发票以发放保留金。

先决条件

• 使用以下其中一种 Procore 工具添加发票联系人：
  • 合约。请参阅将发票联系人添加到采购订单或分包合同。
    或者
  • 进度账单。 请参阅将发票联系人添加到采购订单或分包合同。
• 创建手动结算期或创建自动结算期

步骤

1. 导航到项目的按进度收款账单工具。
2. 点击分包商标签页。
3. 从列表中找到要向其发送“结算邀请”的采购订单或分包合同。

    注意

   • 如果要仅查看尚未发送“结算邀请”的发票，请点击添加筛选器。然后选择“发票状态”并选中未邀请复选框。
   • 如果你创建分包商发票以发放保留金，则无需发送“账单邀请”。请参阅创建分包商发票以发放保留金。
4. 选中当前结算期内合同对应的复选框。
   • 要选择所有发票，请选中表格顶部的复选框。
   • 如果“发送邀请”按钮显示为灰色，并且当一项或多项选定合约处于以下状态时，则表示你无权发送邀请：
     • 无发票联系人。 你必须首先为合约分配发票联系人。 请参阅将发票联系人添加到采购订单或分包合同。
     • SSOV 未获批准。分包商分项价格表 (SSOV) 必须处于“已批准”状态。请参阅启用或禁用合约工具上的分包商 SOV 标签页。
     • 如果合约合同的完成百分比为 100%，则无法发送结算邀请。

        注意

       如果今天的日期晚于结算期的“截止日期”，则无法发送电子邮件邀请。
5. 点击发送邀请。
   
   发送邀请后，会发生以下情况:
   
   • 显示成功横幅，确认已发送邀请。
   • 合同从“未邀请”转至“已邀请”。

      提示

     发票联系人完成后续步骤后，发票状态会发生以下更新：

     • 如果发票联系人接受“结算邀请”，则状态更改为“已接受”。
     • 如果发票联系人拒绝“结算邀请”，则状态更改为“已拒绝”。

     如需了解有关状态的更多信息，请参阅 Procore 发票的默认状态有哪些？

后续步骤

• 以发票联系人的身份接受或拒绝“结算邀请”

另请参阅

• 将发票联系人添加到采购订单或分包合同
• 代表发票联系人创建分包商发票