文档管理入门 - 上传要求
概况
背景
如在之前的课程中所述,文档管理工具使用文档属性来控制用户对单个修订的权限、生成命名标准并整理文档以便于检索。 因此,如果上传的文档没有足够的属性,则你以后可能无法轻松找到它们。正因如此,在上传任何文件之前设置必填字段变得异常重要。 此外,可以根据文档类型自定义这些上传要求,并且可以指定是否需要强制执行命名标准。
重要提示
每个文档始终都需要提供名称、类型、状态和修订字段。这个怎么运作
在此工具的"配置设置"页面的"上传要求"部分,你可以设置所有文档都必须遵循的默认规则。 你还可以创建条件规则来覆盖默认规则并仅适用于某些文档类型。
这些规则决定必须为上传的文档填写哪些元数据字段,以及是否强制执行你的项目命名标准。
最佳实践
在为文档管理工具设置上传要求之前,请考虑以下事项:
- 上传到系统的每个修订(无论其类型)都应存在哪些属性和命名要求?
- 哪些要求应根据文档类型而有所不同?
注意:你整个项目只能有一个命名标准,但你可以决定是否对每个文档类型强制执行。 - 你的项目是否允许重复的修订标识符? 默认情况下,修订字段设置为可编辑字段,而 Version 字段始终是 不可编辑的唯一 标识符。 通过提供手动编辑"修订"字段以匹配之前上传的修订编号的选项,用户可以上传进行了细微编辑的文件,而无需将其视为全新的修订。但是,如果愿意,管理员可以要求某些文档类型的修订是唯一的。
下一课程: 上传要求 - 设置
设置
现在你已了解文档管理工具的上传要求,你已准备好在 Procore 中完成以下操作:
视频
1.编辑默认规则
在"配置设置"页面的"上传要求"部分,查看默认规则并根据需要进行更改。 你可以选择是否强制执行命名标准,选择上传文档必填的字段,并决定是否允许重复的修订标识符。
注意:状态、类型、修订和名称字段始终为必填字段,以及你决定在公司文档管理工具字段集中需要的任何其他字段。