文档管理入门 - 上传要求

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概况

背景

如在之前的课程中所述，文档管理工具使用文档属性来控制用户对单个修订的权限、生成命名标准并整理文档以便于检索。因此，如果上传的文档没有足够的属性，则你以后可能无法轻松找到它们。正因如此，在上传任何文件之前设置必填字段变得异常重要。此外，可以根据文档类型自定义这些上传要求，并且可以指定是否需要强制执行命名标准。

重要提示

每个文档始终都需要提供名称、类型、状态和修订字段。

这个怎么运作

在此工具的"配置设置"页面的"上传要求"部分，你可以设置所有文档都必须遵循的默认规则。你还可以创建条件规则来覆盖默认规则并仅适用于某些文档类型。

这些规则决定必须为上传的文档填写哪些元数据字段，以及是否强制执行你的项目命名标准。

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最佳实践

在为文档管理工具设置上传要求之前，请考虑以下事项:

上传到系统的每个修订（无论其类型）都应存在哪些属性和命名要求？
哪些要求应根据文档类型而有所不同？
注意:你整个项目只能有一个命名标准，但你可以决定是否对每个文档类型强制执行。
你的项目是否允许重复的修订标识符？默认情况下，修订字段设置为可编辑字段，而 Version 字段始终是不可编辑的唯一标识符。通过提供手动编辑"修订"字段以匹配之前上传的修订编号的选项，用户可以上传进行了细微编辑的文件，而无需将其视为全新的修订。但是，如果愿意，管理员可以要求某些文档类型的修订是唯一的。