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Procore

Procore 如何自动填写业主发票上的金额?

背景

创建业主发票时,Procore 通过从其他 Procore 工具中提取数据来自动完成你在发票上看到的数据,从而节省时间。这包括:

答案

创建业主发票后,确认提示会要求你决定是否希望 Procore 在发票字段中自动填写在项目合约变更通知单、直接成本和发票中输入的金额。

prefill-owner-invoice.png

答复此消息时,你有以下选择:

 
 

  • 取消。关闭窗口。
  • 不,谢谢。不允许 Procore 自动填写发票。
  • 。允许 Procore 自动填写发票上的金额。Procore 仅包括当前结算期的金额。发票设计为按“分部”和“成本编号”计费。它还自动包括来自“已完成的工程”和“当前库存材料”列的数据。
     提示

    为确保 Procore 包含你想要的金额值,请确保以下项与主合同明细项上的“分部”或“成本编号”相匹配;

    • 业主发票上的成本编号和成本类型应与主合同上的相匹配。
    • 任何直接成本明细项的成本编号和成本类型都应与主要合同上的相匹配。
    当你在确认消息上点击时,相关发票 PDF 以及来自所选合约结算期的任何发票和直接成本 PDF 附件将合并为一个 PDF 文件,并自动附加到“附件”字段下的新业主发票。

Procore 如何使用你的数据自动填写发票

为了让 Procore 使用发票中的金额和合约结算期的直接成本正确填写发票,必须满足以下条件:

对于直接成本金额

  • 直接成本金额的状态必须为已获批
  • “接收日期”必须在合约结算期“开始日期”和“结束日期”内。
  • 只复制来自项目直接成本工具的直接成本。
     重要提示
    对于使用 ERP 集成工具的客户,请记住 Procore 不会将 ERP 直接成本复制到业主发票。

对于分包商发票金额

  • 分包商发票必须与所选的合约结算期相关联。
  • 分包商发票的状态必须为已获批按注释批准等待业主审批
  • 分包商发票应至少包含一 (1) 个明细项。
  • 分包商发票的明细项必须满足以下条件之一:
    • 明细项上的成本编号和成本类型必须与分包商发票和/或直接成本明细项上的成本编号和类型相匹配。
      或者
    • 明细项上的成本编号必须是分部的成员。例如,假设分包商发票上的成本编号 03-300 有一个明细项,分部 03 有一个单独的明细项。在这种情况下,成本编号 03-300 的明细项上的金额将复制到分部 03 的明细项。
       警告

      如果分包商发票上,subcontractor invoice的多个明细项和/或直接成本明细项使用相同的成本编号和成本类型,请务必记住,Procore 会在业主发票上复制这两个明细项的金额,导致发票上的金额加倍。为避免这种行为,请务必确保每个成本编号/成本类型组合只有一个明细项。

  • 如果你选择编制分包商发票备份(请参阅编制发票备份),编制的备份将附加到你的发票。编制的发票备份还将包括 PDF 的 DocuSign© 版本(如果正在使用 DocuSign© 集成)。

对于直接成本和分包商发票金额

  • 创建业主发票后,你无法在以后自动将分包商发票或直接成本中的值复制到该发票。相反,你必须手动输入金额。
  • 仅复制分包商发票和直接成本金额。如果在复制操作完成后修改了复制的分包商发票和直接成本,则不会使用修订后的金额更新业主发票。
  • 如果合约的会计方法是基于单位/数量,则仅复制值。数量未反映在业主发票中。请参阅如何为合约或主合同设置会计方法?

其他信息

  • 当明细项具有以下内容时,合约变更通知单结算金额会自动从分包商发票填入业主发票:
    • 主合同变更通知单及相应合约变更通知单所对应的明细项,就是创建变更事件的明细项(项目必须启用变更事件)。
    • 明细项具有按明细项细分的变更通知单。默认情况下,2018 年 3 月 29 日或之后创建的 Procore 项目会自动启用此功能。
  • 自动填写数据时,此数据将从合约发票(或直接成本)中复制并输入业主发票的“详细信息”标签页中:
    • 合约发票上“已完成的工程(本期)”列中的金额和直接成本将复制到业主发票的“已完成的工程(本期)”列中。
    • 合约发票上“当前库存材料”列中的金额将复制到业主发票的“当前库存材料”列中。

另请参阅