使用 DocuSign® 完成主合同

目标

使用 Procore + DocuSign® 集成，完成主合同的电子签名流程。

背景

在项目团队成员创建主合同后，拥有 DocuSign® 账户的 Procore 用户可以为合同准备一个 DocuSign® 信封，发送给适当的收件人以请求签名。

If you are the recipient of a signature request, you do not need a DocuSign® account. However, if you do have a DocuSign® account and the email address matches the email you use in Procore, a copy of any documents you sign will be saved in your DocuSign® account. See Do I need a DocuSign© account?

需要考虑的事项

先决条件

步骤

在 Procore 中打开主合同

  1. 导航到项目的主合同工具。
  2. 在合同标签页中，找到合同。
  3. 点击编号链接将其打开。
  4. 在合同的一般信息卡中，点击编辑。
  5. 选中DocuSign®签名复选框。

    funding-sign-with-docusign-check-box.png
     
  6. 按要求完成数据输入。请参阅创建主合同和（测试版）创建主合同。
  7. 点击保存。
  8. 数据输入完成后，选择以下选项之一：
    • 如果这是现有合同，请点击页面顶部的DocuSign一起发送。

      prime-existing-send-with-docusign.png
       
    • 如果这是新合同，请点击页面底部的创建并使用DocuSign发送。

      new-prime-create-with-docusign.png

      这将启动DocuSign 。

登录 DocuSign®

If you are NOT logged into your DocuSign® account when you launch the DocuSign® application from Procore:

 Notes
  1. At the DocuSign® Log In page, type your email address in the Email box:


     
  2. Click Next. 
  3. Enter your password. 
  4. Click Log In.

 

准备 DocuSign® 信封

登录后，系统会显示“上传文档并添加信封收件人”页面。完成以下步骤：

将文档添加到信封

以下 Procore 信息自动填充 DocuSign® 信封：

  • 合同的 PDF 副本会自动添加到“将文档添加到信封”分项。
  • 合同上每个“角色”所需的签名框。例如，作为合同各方的业主/客户、承包商和建筑师/工程师。这包括每个用户的“姓名”和“电子邮件地址”。有关详细信息，请参阅下面的将收件人添加到信封。

你可以选择添加其他文件，如下所示：

  1. 可选:如果要将其他文档添加到信封，请选择"将文档添加到信封"分项下的可用选项之一:

    prime-contract-add-docs-to-envelope.png
     注意
    "将文档添加到信封"部分中的可用选项由DocuSign ®开发和维护。要了解如何使用DocuSign ， Procore 建议在support.docusign.com上查看内容。
    1. 上传
    2. 使用模板
    3. 从云端获取

将收件人添加到信封

将收件人添加到信封的步骤：

  1. 在“将收件人添加到信封”下，系统会保留默认的收件人区块、他们的姓名和电子邮件地址。Procore + DocuSign® 集成会自动将此数据添加到信封中。如果数据是在 Procore 中指定的，则收件人块的“姓名”和“电子邮件地址”字段中的值与 Procore 中的以下字段相对应：
  • 建筑师。这是在合同的“建筑师/工程师”字段中指定的个人。
  • 总承包商。这是在合同的“承包商”字段中指定的公司的项目目录中的“主要联系人”字段中指定的个人。
  • 业主。这是合同中指定为“业主/客户”的个人。
     提示
    • 在DocuSign ®中没有看到某个收件人块？如果你的公司已聘请Procore Custom Solutions团队向主合同工具添加自定义字段，或者如果你的公司已经实施了 Procore 的一种语言或观点词典，则你环境中的收件人阻止可能会有所不同。请咨询贵公司的 Procore 管理员，了解你的工具是否含有任何自定义字段。 要了解更多信息，请参阅Procore 中有哪些语言可用？以及Procore 中，总承包商、业主和专业承包商有哪些不同的工具名称和术语？
    • 在收件人区块中没有看到“姓名”或“电子邮件地址”？如果在你将项目发送到 DocuSign® 之前未在其中一个合同字段中输入数据，则没有数据可以传输到 DocuSign®。你需要返回 Procore，在适当的字段中输入数据，然后将信封重新发送至 DocuSign®。

prime-contract-add-recipients-to-envelope.png 

 提示

想要添加、更改或删除收件人DocuSign ？"将收件人添加到信封"部分中的选项由DocuSign ®开发和维护。如果你在DocuSign ®中更改收件人信息，请记住，在DocuSign ®中所做的任何更改都不会在 Procore 中更新，并且可能会导致意外结果。为确保集成按预期运行，Procore 建议保留集成添加的收件人字段。要了解如何使用DocuSign ， Procore 建议在support.docusign.com上查看内容。

将消息添加到所有收件人

  1. In the 'Message to All Recipients' section, do the following:

    • Email Subject
      Type a subject line for the outgoing email message. 
    • Email Message
      Type the content of your outgoing email message. 
  2. Click Next. 

预览签名字段并发送信封

接下来，预览 PDF 的签名字段。每个签名字段对应于 Procore 的主合同工具中指定的授权签名持有人。这些字段也对应于 DocuSign® 信封上的收件人：

  • 建筑师。这是 Procore 合同中指定为“建筑师/工程师”的个人。
  • 总承包商。这是在 Procore 合同中指定为“承包商”的公司的项目目录中指定为“主要联系人”的个人。
  • 业主。这是 Procore 合同中指定为“业主/客户”的个人。
 提示
没有看到上面的签名字段？如果你的公司已聘请Procore Custom Solutions团队添加自定义字段以与主合同工具一起使用，或者如果你的公司已经实施了 Procore 的一种语言或观点词典，则出现在环境中的收件人可能会有所不同。 要了解更多信息，请参阅Procore 中有哪些语言可用？以及Procore 中，总承包商、业主和专业承包商有哪些不同的工具名称和术语？
  1. 滚动到 PDF 底部以查看签名字段。示例如下图所示。

    prime-contract-signature-fields.png
     
  2. 保留现有的签名字段。Procore 会自动填充这些字段并会将它们保留在默认位置，以确保 Procore 应用程序的签名工作流按预期运行。
  3. 可选：根据需要向表单添加任意“标准字段”。
     注意
    "标准字段"区域中的选项由DocuSign ®开发和维护。要了解如何使用DocuSign ， Procore 建议在support.docusign.com上查看内容。
  4. 可选：要作为收件人预览信封，请点击预览。点击右上角的关闭 (x) 图标以关闭预览。
  5. 当你准备好发送信封以供签名时，点击发送。
    DocuSign® 将信封发送给指定的收件人。然后收件人可以继续下一步。在 DocuSign® 中收集所有签名并将其应用到文档后，你需要在 Procore 中手动将合同状态更改为“已批准”。

后续步骤

另请参阅

 

If you would like to learn more about Procore's prime contract software and how it can help your business, please visit our construction contract management software product page icon-external-link.png.