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自动合约发票编号

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背景

自动合约发票编号允许公司为所有新创建的合约/分包商发票定义公司级别的编号方案。这种自动化减少了手动 输入，确保一致性并简化所有发票的财务操作。

需要考虑的事项

  • 所需的用户权限
    • 公司级管理员工具的"管理员"级别权限。
  • 其他信息：
    • 此过程允许你访问发票工具的设置页面。
    • 你将修改发票编号的公司级别配置。

步骤

  1. 登录到具有管理员权限的 Procore 账户。

  2. 导航到管理员 > 工具设置 > 开发票。

  3. 在发票设置中，点击设置标签页。

  4. 在分包商发票部分下，找到发票编号设置和格式预览面板。

  5. 点击编辑以打开发票编号格式。

  6. 预览发票编号。使用预览验证格式。编号根据起始值在预览中按顺序显示。

  7. 通过按所需顺序添加和排列所需组件，使用每个组件的前五个字符，来配置发票编号格式。选择要包含在发票编号中的组件。选项包括:

    • 发票职位- 你不能删除职位编号。

    • 合约编号- 使用合约 编号。

    • 结算期- 使用结算期。

    • 结算期结束日期- 使用发票结算结束日期。

    • 结算期编号- 使用发票结算期编号。

    • 自定义文本- 输入任何固定文本（例如，INV、BILL 或编号）。

    • 有条件保留金- 将基于所选的属性格式。

    • 项目编号- 使用项目编号。

  8. 配置组件分隔符以定义每个组件的分隔方式。从下拉列表中选择组件分隔符。

    • 破折号（-）

    • 点（.）

    • 正斜线（/）

    • 下划线（_）

    • 无

  9. 配置每个组件的字符。选择要包含在发票编号中的组件。选项可能包括:

    • 格式

    • 长度

      • 发票位置

      • 角色

    注意:根据需要排列组件并设置格式选项。

  10. 系统将验证发票 编号的总字符数。

    • 注意:如果ERP系统指定了最大字符数，Procore 将强制执行。否则，默认限制为 100 个字符。

  11. 查看格式预览以确保其符合你的要求。

  12. 点击保存以应用编号方案。
    注意:

    • 这些发票的发票编号将自动生成且不可编辑。

    • 现在将对所有新创建的合约/分包商发票强制执行新编号方案。