使用 DocuSign® 完成合约合同

目标

使用 Procore + DocuSign®集成完成合约的电子签名流程。

背景

创建采购订单或分包合同后，拥有 DocuSign® 账户的 Procore 用户可以为合约准备一个 DocuSign® 信封并将其发送给适当的收件人以请求签名。

如果你是签名请求的接收人，则不需要 DocuSign® 账户。但是，如果你确实有 DocuSign® 账户并且电子邮件地址与你在 Procore 中使用的电子邮件地址匹配，则你签署的任何文档的副本都将保存在你的 DocuSign® 账户中。在 DocuSign® 中收集到所有必需的签名后，Procore 会将合约的状态更改为“已获批”。

需要考虑的事项

先决条件

步骤

在 Procore 中打开合约

  1. 导航到项目的合约工具。
  2. 在合同标签页中，找到要处理的合约。
  3. 点击其编号链接将其打开。
  4. 在合约的一般信息卡中，点击编辑合同。
  5. 确保在使用DocuSign登录复选框中出现对勾。
    subcontract-sign-with-docusign-checkbox.png
  6. 根据需要完成数据输入。见创建采购订单和创建分包合同。
     注意
    要将明细项添加到分项价格表 (SOV)，请点击创建并输入 SOV。
  7. 数据输入完成后，从以下选项中进行选择：
    • 如果是现有合约，请点击页面顶部的使用DocuSign发送按钮。

      commitment-existing-send-with-docusign.png
    • 如果这是你刚刚创建的新合约，请点击页面底部的创建并使用DocuSign发送。
      new-commitment-create-and-send-with-docusign.png

      Procore 启动DocuSign ® Web 应用程序。如果你未登录DocuSign ®账户，则必须按照登录DocuSign ®中的步骤操作。如果你已经登录，请继续准备DocuSign ®信封。

登录 DocuSign®

If you are NOT logged into your DocuSign® account when you launch the DocuSign® application from Procore:

 Notes
  1. At the DocuSign® Log In page, type your email address in the Email box:


     
  2. Click Next. 
  3. Enter your password. 
  4. Click Log In.

准备 DocuSign®信封

登录到 DocuSign® 后，系统会显示“上传文档并添加信封收件人”页面。完成以下步骤：

将文档添加到信封

以下 Procore 信息会自动填充 DocuSign® 信封：

  • 合约的 PDF 副本会自动添加到“将文档添加到信封”分项。
  • 合同上每个"角色"所需的签名框。例如，作为合约合同责任方的总承包商或分包商。这包括每个用户的"姓名"和"电子邮件地址"。有关详细信息，请参阅下面的将收件人添加到信封。
  1. 可选:如果要将其他文档添加到信封，请选择"将文档添加到信封"分项下的可用选项之一:

    docusign-add-documents-to-envelope.png
     注意
    "将文档添加到信封"部分中的可用选项由DocuSign ®开发和维护。要了解如何使用DocuSign ， Procore 建议在support.docusign.com上查看内容。
    1. 上传
    2. 使用模板
    3. 从云端获取

将收件人添加到信封

  1. 在“将收件人添加到信封”下，系统会保留默认签名框。
     注意

    如下图所示，以下 Procore 信息（如果可用）会自动填充到 DocuSign® 中：

    docusign-add-recipients-to-the-envelope.png

将消息添加到所有收件人

  1. 在“发给所有收件人的消息”分项中，执行以下操作：
    • 电子邮件主题
      输入出站电子邮件的主题行。
    • 电子邮件消息
      输入出站电子邮件正文的副本。
  2. 点击下一步。

预览签名字段并发送信封

下一步是预览 PDF 上的签名字段。签名字段对应于 Procore 中的角色。例如，作为承诺合同双方的总承包商和分包商。Procore + DocuSign® 集成会自动将这些字段添加到 DocuSign® 信封中。

  1. 滚动到 PDF 底部以查看签名字段。示例如下图所示。

    docusign-signature-fields-send.png
     
  2. 保留现有的签名字段。Procore 会自动填充这些字段并会将它们保留在默认位置，以确保 Procore 应用程序的签名工作流按预期运行。
  3. 可选：根据需要向表单添加任意“标准字段”。
     注意
    "标准字段"区域中的选项由DocuSign ®开发和维护。要了解如何使用DocuSign ， Procore 建议在support.docusign.com上查看内容。
  4. 当你准备好收集指定的签名时，点击发送。
    DocuSign® 会将信封发送给指定的收件人。然后，收件人可以继续下一步。收集完所有签名并将其应用于文档后，Procore 会将合约合同的状态更改为“已获批”。你还可以选择手动更新合约的状态。
     Important

     

后续步骤

另请参阅

 

If you would like to learn more about Procore's commitments software and how it can help your business, please visit our construction financials tool product page icon-external-link.png.