使用 DocuSign® 完成合约合同

目标

使用 Procore + DocuSign®集成完成合约的电子签名流程。

背景

创建采购订单或分包合同后，拥有 DocuSign® 账户的 Procore 用户可以为合约准备一个 DocuSign® 信封并将其发送给适当的收件人以请求签名。

如果你是签名请求的接收人，则不需要 DocuSign® 账户。但是，如果你确实有 DocuSign® 账户并且电子邮件地址与你在 Procore 中使用的电子邮件地址匹配，则你签署的任何文档的副本都将保存在你的 DocuSign® 账户中。在 DocuSign® 中收集到所有必需的签名后，Procore 会将合约的状态更改为“已获批”。

需要考虑的事项

先决条件

步骤

在 Procore 中打开合约

  1. 导航到项目的合约工具。
  2. 在合同标签页中，找到要处理的合约。
  3. 点击其编号链接将其打开。
  4. 在合约的一般信息卡中，点击编辑合同。
  5. 确保在使用 DocuSign 登录复选框中出现对勾。
    subcontract-sign-with-docusign-checkbox.png
  6. 根据需要完成数据输入。见创建采购订单和创建分包合同。
     注意
    要将明细项添加到分项价格表 (SOV)，请点击创建并输入 SOV。
  7. 数据输入完成后，从以下选项中进行选择：
    • 如果是现有合约，请点击页面顶部的使用 DocuSign 发送按钮。

      commitment-existing-send-with-docusign.png
    • 如果是刚刚创建的新合约，请点击页面底部的创建并使用 DocuSign 发送。
      new-commitment-create-and-send-with-docusign.png

      Procore 推出了 DocuSign® Web 应用程序。如果未登录 DocuSign® 账户，则必须按照登录 DocuSign® 中的步骤操作。如果已经登录，请继续准备 DocuSign® 信封。

登录 DocuSign®

准备 DocuSign®信封

登录到 DocuSign® 后，系统会显示“上传文档并添加信封收件人”页面。完成以下步骤：

将文档添加到信封

以下 Procore 信息会自动填充 DocuSign® 信封：

  • 合约的 PDF 副本会自动添加到“将文档添加到信封”分项。
  • 合同上每个“角色”所需的签名框。例如，作为合约合同责任方的总承包商或分包商。这包括每个用户的“姓名”和“电子邮件地址”。有关详细信息，请参阅下面的将收件人添加到信封。
  1. 可选：如果要将其他文档添加到信封，请选择“将文档添加到信封”分项下的可用选项之一：

    docusign-add-documents-to-envelope.png
     注意
    “将文档添加到信封”分项中的可用选项由 DocuSign® 开发和维护。要了解如何使用 DocuSign®，Procore 建议查看 support.docusign.com 上的内容。
    1. 上传
    2. 使用模板
    3. 从云端获取

将收件人添加到信封

  1. 在“将收件人添加到信封”下，系统会保留默认签名框。
     注意

    如下图所示，以下 Procore 信息（如果可用）会自动填充到 DocuSign® 中：

    docusign-add-recipients-to-the-envelope.png

将消息添加到所有收件人

  1. 在“发给所有收件人的消息”分项中，执行以下操作：
    • 电子邮件主题
      输入出站电子邮件的主题行。
    • 电子邮件消息
      输入出站电子邮件正文的副本。
  2. 点击下一步。

预览签名字段并发送信封

下一步是预览 PDF 上的签名字段。签名字段对应于 Procore 中的角色。例如，作为承诺合同双方的总承包商和分包商。Procore + DocuSign® 集成会自动将这些字段添加到 DocuSign® 信封中。

  1. 滚动到 PDF 底部以查看签名字段。一个示例如下图所示。

    docusign-signature-fields-send.png
     
  2. 保留现有的签名字段。Procore 会自动填充这些字段并会将它们保留在默认位置，以确保 Procore 应用程序的签名工作流按预期运行。
  3. 可选：根据需要向表单添加任意“标准字段”。
     注意
    “标准字段”区域中的选项由 DocuSign® 开发和维护。要了解如何使用 DocuSign®，Procore 建议查看 support.docusign.com 上的内容。
  4. 当你准备好收集指定的签名时，点击发送。
    DocuSign® 会将信封发送给指定的收件人。然后，收件人可以继续下一步。收集完所有签名并将其应用于文档后，Procore 会将合约合同的状态更改为“已获批”。你还可以选择手动更新合约的状态。

     

后续步骤

另请参阅