创建会议模板

目标

创建自定义会议模板,以在公司项目的会议工具中使用。

背景

如果你是公司的Procore 管理员,则可以在 Procore 的项目级别会议工具中创建用于公司项目的会议模板。创建公司级别会议模板是创建会议议程的最简单方法,因为这可以帮助你的组织制定适合自己项目团队的通用会议模板。通过最大限度减少每周完全重新输入新议程的需要,它还可以限制项目团队成员重复输入数据的数量。按照以下步骤创建公司会议模板后,项目团队成员可以使用项目会议工具从模板创建会议

需要考虑的事项

步骤

  1. 导航到公司级别管理员工具。
  2. 在“工具设置”下,点击会议
  3. 点击创建会议模板

    btn-create-meet-temp.png
  4. 在新会议模板页面完成以下操作:
    • ​​​​​会议名称:键入会议的名称,标题或描述性的主题。

    • 私密会议:选中此复选框后,只有已计划的与会者和拥有会议工具“管理员”级别权限的用户能看到会议。

    • 概述:输入会议摘要或说明。可以使用格式工具栏中的控件来设置概述的格式。

    • 附件。附加任何相关文件。你有以下选择:

      • 点击附加文件,然后从出现的快捷菜单中选择适当的选项。
        或者
      • 使用拖放操作将文件从计算机移动到灰色的拖放文件框中。
  5. 点击创建并进入议程
    这将新建会议模板并将其置于编辑模式。
  6. 滚动到会议议程部分。 按照以下步骤填写会议议程的类别和项。
     注意
    新的会议模板包括一个名为"1-未分类项目"的默认类别。 点击1-未分类项目类别名称,以将其替换为你自己的会议类别名称。 例如,输入:开业
    • 将项添加到会议 模板的类别中:
      1. 在相关类别中,点击+添加项
      2. 输入项的标题
        例如,输入:出席情况/点名
      3. 优先级 下拉菜单中选择
      4. 确保在类别列表中选择适当的类别。
      5. 描述字段中输入任何必要的信息或指示。
      6. 附件字段中,通过点击"添加文件"链接或将任何文件从计算机移动到"拖放文件"区域来添加任何相关附件。
      7. 从以下选项中选择:
        • 要保存会议项而不创建其他项,请点击保存
          或者
        • 要保存会议项并创建另一个项,请点击保存并创建另一个。重复上述步骤以添加另一个会议项目。
    • 为会议 模板新建类别:
      1. 点击+创建类别
      2. 输入类别名称
        例如,输入:状态更新
      3. 点击创建
        系统会将新类别添加到会议议程。
    • 重新排序会议 模板中的会议类别和项:
      1. 点击并拖动会议项或类别旁边的“更多”菜单 (≡)图标。
      2. 使用拖放操作将项或类别移动到所需位置。
  7. 创建完会议 模板后,点击更新
    系统新建会议 模板。

    meeting-template-created.png

    该模板现在可作为项目的下拉菜单选项提供给用户。 请参阅从模板创建新会议

另请参阅