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Procore

如何为 Procore + QuickBooks 设置分包商发票和付款功能？

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答案

如果你对公司的 ERP 集成工具有“管理员”级别权限，则可以完成 QuickBooks® Desktop 分包商发票功能的初始设置，以便团队可以将 Procore 中的发票同步到 QuickBooks® Desktop。

需要考虑的事项

  • 所需用户权限：
    • 要完成初始设置，则需要公司 ERP 集成工具的“管理员”级别权限。
    • 要启用该功能并指定有权同步发票的会计审批者，你必须是贵公司的项目发起人。
  • 要求：
    • 此功能要求你设置如下指定的保留金服务项，即使贵公司通常不会在分包商发票上扣取保留金。

工作流图

按照以下步骤为 Procore + QuickBooks® Desktop 设置分包商发票的任何付款功能。如果你使用的是 QuickBooks® Desktop 的美国或加拿大版本，可将分包商发票从 Procore 导出到 QuickBooks® Desktop。

 限定发布

Procore + QuickBooks® Desktop 美国版目前支持将 QuickBooks® Desktop 账单付款与合约工具中已签发的付款同步的功能。Procore + QuickBooks® Desktop 加拿大版目前不支持该功能。

 

步骤

  1. 设置分包商发票功能
  2. 配置为已同步的发票同步付款
  3. 通过电子邮件将你的会计审批者名单发送给 Procore

设置分包商发票功能

设置分包商发票功能分为三 (3) 步：

第 1 步：在 QuickBooks 中创建“保留金”项

  1. 启动 QuickBooks。
  2. 创建一个项并分配类型作为服务。然后命名：保留金
    注意：有关分步说明，请参阅 QuickBooks 帮助系统中的添加、编辑和删除项。

第 2 步：在 QuickBooks 中启用“库存和采购订单处于活动状态”

  1. 以管理员用户身份登录到数据文件。
  2. 选择编辑 > 首选项。
  3. 点击项和库存。
  4. 点击公司首选项。
  5. 勾选库存和采购订单处于活动状态框。
  6. 点击确定保存设置。

步骤 3：在 Procore 中配置发票保留金项设置

  1. 导航到公司的 ERP 集成工具。
  2. 点击配置设置 icons-settings-gear.png。
  3. 在发票保留金项下拉列表中，选择要记录保留金的服务明细项。
  4. 点击更新。

配置为已同步的发票同步付款

  1. 导航到公司的 ERP 集成工具。
  2. 点击配置设置 icons-settings-gear.png。
  3. 点击同步进度计划。
  4. 在同步进度计划下，选择以下选项之一：
    • 每日
    • 每 4 小时
    • 从不
    • 每 2 小时
    •  每小时
  5. 点击更新。

通过电子邮件将你的会计审批者名单发送给 Procore

  1. 请贵公司的 Procore 执行发起人联系支持人员并提供以下信息：
    • 需向其授予将分包商发票导出到 QuickBooks 的额外权限的会计审批者的电子邮件地址。
      注意：
      • 如果你不知道贵公司的项目发起人，请参阅公司管理员工具中账户信息下的项目发起人字段。
      • 如果没有列出项目发起人，请联系贵公司的 Procore 管理员。
  2. Procore 的 ERP 支持团队随后将向贵公司指定的会计审批者授予正确的权限。
    然后你可以开始使用该功能。