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Procore

准备项目用户和供应商以导入到 Procore Imports 应用程序

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目标

正确设置用户和供应商联系人的格式以便导入。

背景

可以使用 Procore Imports 应用程序将用户或供应商列表自行导入公司或项目的目录工具中。这将根据需要向你的项目添加尽可能多的联系人，而无需在 Procore 中手动添加每个联系人。

需要考虑的事项

  • 所需用户权限：
    • 公司目录的“管理员”级别权限。
      注意：Procore Imports 应用程序不支持细分权限。

视频

 
 

步骤

下载用户或供应商导入模板

  1. 从以下选项中进行选择：
    • 下载用户导入模板：import-users.xlsx
      注意：在 Procore 中，“用户”是指将登录 Procore 的个人，例如你的员工或将访问你的项目的另一家公司的员工。
    • 下载供应商导入模板：import-vendors.xlsx
      注意：在 Procore 中，“供应商”是指你的公司在项目期间与之互动的另一家公司或实体。

设置用户导入模板格式

  1. 填写模板时请参阅以下注意事项。
    • 所需行数据：
      • 表格中的每一行都对应于一个用户。
      • 表格中的每一行都对应于一条联系人记录（即一个用户）。每条记录至少需要联系人的名字、姓氏、电子邮件地址和权限模板值。必填字段的列标题具有红色背景。一行中的所有其他列和单元格可以留空。
      • 重要提示！可以导入的行数没有限制。但是，行不能为空。
    • 所需列数据：
      表格的第一行必须包括标题，它定义了 Excel 表格中的字段以及公司在 Procore 中的联系人数据库。
      • 如果修改列标题的值，导入过程将失败。
      • 如果插入新列、移动列或从模板中移除列，导入过程将失败。
      • 如果更改模板中的列标题顺序，导入过程将失败。
  2. 完成导入模板。
    注意：
    • 星号 (*) 表示必填字段。
    • 如果从其他电子表格中提取用户源数据，则始终必须将用户的名字和姓氏分隔到单独的单元格中。要了解如何在将数据添加到模板之前执行此操作，请访问 Microsoft Office 支持站点上的以下文章获取帮助：将文本拆分为不同的单元格。
      • *名字：按照希望在目录工具中显示的名字准确输入用户的名字（例如，John）。
        重要提示！名字区分大小写和标点符号。
      • *姓氏：按照希望在目录工具中显示的姓氏准确输入用户的姓氏（例如，Smith）。
        重要提示！姓氏区分大小写和标点符号。
      • *电子邮件地址：输入用户的完整电子邮件地址（例如，jsmith@example.com）
        重要提示！每个人的电子邮件地址都必须唯一。它还用作用户个人资料的唯一标识符。
      • *权限模板：输入将应用于每条用户记录的项目权限模板的名称。必须输入与 Procore 中显示的名称完全相同的名称。请参阅管理项目权限模板。
      • 公司：按照希望在目录工具中显示的供应商/公司名称准确输入供应商/公司的名称。在 Procore 中，公司名称区分大小写和标点符号。
        重要提示！如果供应商/公司已存在于目录工具中，请输入与目录中显示的名称完全相同的名称以避免创建重复项。请参阅将公司添加到公司目录。
      • 是员工：如果用户是公司的员工，请从列表框中选择是。如果用户隶属于分包商或供应商，请从列表框中选择否。
      • 员工 ID：如果在是员工字段中选择了是，则可以选择输入员工 ID。如果在是员工字段中选择了否，请将此字段留空。
        注意：如果尝试输入员工 ID 而未在是员工字段中选择“是”，工作表中的数据验证功能将以浅红色突出显示错误。
      • 职位名称：按照希望在目录工具中显示的职位名称准确输入用户的职称。最多可以输入 255 个字母数字字符。
      • 地址：按照希望在目录工具中显示的地址准确输入用户的地址（例如，公司或邮寄地址）。
      • 城市：输入用户地址的完整城市名称（例如，拉荷亚）。
      • 州/省：输入两个字母的州或领地缩写（例如，CA）。请参阅美国州/省缩写。如果输入州/省缩写，则需要输入国家/地区名称。
      • 邮政编码：输入邮政编码。
        提示！如果 Microsoft Excel 截断编号中的前导零，请右键点击单元格（或单元格区域）并从快捷菜单中选择“设置单元格格式”。接下来，在“数字”下，点击“特殊”。然后应用“邮政编码”或“邮政编码 + 4”格式。有关更多详细信息，请访问 Microsoft Office 网站获取指示：将数字显示为邮政编码。
      • 国家/地区：拼出完整的国家/地区名称。
        重要提示！请勿使用缩写（完整名称示例：美国或加拿大）。始终必须拼出完整的国家/地区名称。
      • 办公电话：使用 NANP 号码格式输入用户的办公电话号码（例如，805-555-0100）。你在此处输入电话号码的方式决定了它在 Procore 中的显示方式。
      • 办公电话分机号：输入用户的办公电话号码的分机号。
      • 传真号码：使用 NANP 号码格式输入用户的办公传真号码（例如，805-555-0106）。在此处输入电话号码的方式决定了它在 Procore 中的显示方式。
      • 手机：使用 NANP 号码格式输入用户的手机号码（例如，805-555-0107）。你在此处输入电话号码的方式决定了它在 Procore 中的显示方式。
      • 注意：最多可以添加 255 个字母数字字符。
        注意：在此处输入的注释会填充该用户的个人资料中的“标签/关键词”字段。用户后续可以使用其他 Procore 工具搜索“注释”字段中的匹配项：搜索和筛选公司目录、搜索和筛选项目目录以及搜索和邀请投标人。
      • 工种：输入用户的工种。你的条目必须与公司管理员工具中的“工种”列表匹配（请参阅添加工种）。工种还与项目级别考勤表工具交互。请参阅在项目中启用工种。
      • 公司权限模板：输入将应用于每条用户记录的公司权限模板的名称。必须输入与 Procore 中显示的名称完全相同的名称。请参阅创建公司权限模板。
  3. 响应数据验证警报
    如果你的数据条目不符合 Procore 的导入标准，则无效单元格将以红色突出显示。

设置供应商导入模板格式

  1. 有关填写模板时的注意事项，请参见下文。
    • 所需行数据：
      重要提示！可以导入的行数没有限制。但是，行不能为空。
      • 每一行的名称列中都需要有一个值才能创建公司记录。同一行中的其他值可以为空。
      • 表格中的每一行都对应于一个供应商。
      • 如果更改模板中的列标题顺序，导入过程将失败。
      • 如果插入新列、移动列或从模板中移除列，导入过程将失败。
      • 如果修改列标题的值，导入过程将失败。
    • 所需列数据：
      • 表格的第一行必须包括标题，它定义了 Excel 表格中的字段以及公司在 Procore 中的供应商数据库。
      • 如果修改列标题的值，导入过程将失败。
      • 如果插入新列、移动列或从模板中移除列，导入过程将失败。
      • 如果更改模板中的列标题顺序，导入过程将失败。
  2. 完成导入模板。
    注意：星号 (*) 表示必填字段。
    • *名称：准确输入希望在目录工具中显示的供应商/公司名称。公司名称区分大小写和标点符号。如果公司已启用公司级别 ERP 集成工具，请注意，输入内容会与集成 ERP 系统同步，而该等系统对导入的项目名称有字符限制。有关详细信息，请参阅目录工具中“公司名称”的最大字符长度是多少？
      重要提示！为了避免将条目导入具有现有记录的目录时创建重复条目：
      • 如果公司使用“ID”列（而不是“名称”列）导入数据，Procore 将覆盖目录中该供应商的所有现有数据。
      • 如果目录中存在现有数据，请输入与目录中显示的名称完全相同的名称。
    • 实体类型：从下拉列表中选择 ABN（澳大利亚商业编号）或 EIN（雇主身份识别号码）。然后在实体 ID 字段中输入实体的识别号码。
    • 实体 ID：如果从实体类型列表中选择某个选项，则必须在此处输入适当的编号。请参阅澳大利亚商业编号或雇主身份识别号码。
    • 地址：输入供应商/公司的街道或邮寄地址。
    • 城市：输入完整城市名称（例如，圣地亚哥、西雅图、威彻斯特）。
    • 州/省：输入两个字母的州/省或领地缩写（例如，CA、WA、NY）。请参阅美国州/省缩写。
    • 邮政编码：输入公司的邮政编码。
      提示！如果邮政编码包含前导零（例如，92129、98122、10503），则 Microsoft Excel 中存在与显示数字相关的已知问题。有关详细信息，请参阅 Microsoft Office 网站：将数字显示为邮政编码。
    • 国家/地区：输入公司地址的完整国家/地区名称（例如，美国或加拿大）。
    • 办公电话：使用 NANP 号码格式输入供应商/公司的办公电话号码（例如，805-555-0100）。请勿使用空格或括号作为描述符。
    • 传真号码：使用 NANP 号码格式输入供应商/公司的办公传真号码（例如，805-555-0101）。请勿使用空格或括号作为描述符。
    • 公司电子邮件地址：输入供应商/公司的一 (1) 个完整电子邮件地址。通常，这是一个通用企业电子邮件地址（例如，info@example.com）。此字段不支持输入多个电子邮件地址。
    • 主要联系人电子邮件地址：输入供应商/公司主要联系人的一 (1) 个完整电子邮件地址。通常，这是一个人的电子邮件地址（例如，jsmith@example.com）。此字段不支持输入多个电子邮件地址。
      重要提示！主要联系人必须是电子邮件地址，且与该电子邮件地址关联的用户必须在目录工具中有记录。
    • 默认投标受邀方电子邮件地址：输入该公司的默认投标受邀方的电子邮件地址。如果有多个受邀方，请使用分隔符 (|)，并在分隔符的任一侧包括一个空格（例如，jsmith@example.com | mjones@example.com）。
    • DBA 名称：输入公司的经营名称。
    • 网站：输入供应商/公司的网站。
    • 行业：输入供应商/公司从事的行业（例如，混凝土或砌体）。如果有多个行业，请使用分隔符 (|)，并在分隔符的任一侧包括一个空格（例如，混凝土 | 砌体）。
      注意：
      • 要输入分隔符 (|)，请按住键盘的 SHIFT 键，然后按反斜杠 (\) 键。在大多数美式英语键盘上，反斜杠键位于 ENTER 键或回车键正上方。但是，你的键盘可能会有所不同。
      • 行业让你能够筛选项目目录中的记录。请参阅添加或删除行业。它们还让你能够使用 Procore 的投标工具快速创建投标清单。请参阅将投标文件包的投标清单导出为 PDF 或 CSV）。
    • 企业类型注意事项：
      注意：如果当地、联邦或州/省法规限制组织收集此类数据，则必须将此单元格留空。
      • 已获授权的投标人：选择“是”表示供应商获得对所有公司项目（如果在公司级别导入）或特定项目（如果在项目级别导入）进行投标的授权。选择“否”表示供应商不是已获授权的投标人。
      • 工会会员：选择“是”或“否”来表明供应商是否为工会会员。
      • 现行工资：选择“是”表示公司受一般现行工资决定的约束。选择“否”表示公司不受这些决定的约束。
      • 小型企业：选择“是”表示公司已由美国小企业管理局认证为小型企业。选择“否”表示公司未被认证为小型企业。Procore 将空白值解读为“否”条目。
      • 非裔美国人企业：选择“是”表示公司已由美国小企业管理局认证为少数族裔企业（例如，非裔美国人企业）。选择“否”表示公司未经认证。Procore 将空白值解读为“否”条目。
      • 亚裔美国人企业：选择“是”表示公司已由美国小企业管理局认证为少数族裔企业（例如，亚裔美国人企业）。选择“否”表示公司未经认证。Procore 将空白值解读为“否”条目。
      • 西班牙企业：选择“是”表示公司已由美国小企业管理局认证为少数族裔企业（例如，西班牙企业）。选择“否”表示公司未经认证。Procore 将空白值解读为“否”条目。
      • 美国原住民企业：选择“是”表示公司已由美国小企业管理局认证为少数族裔企业（例如，美国原住民企业）。选择“否”表示公司未经认证。Procore 将空白值解读为“否”条目。
      • 女性企业：选择“是”表示公司已由美国小企业管理局认证为少数族裔企业（例如，女性企业）。选择“否”表示公司未经认证。Procore 将空白值解读为“否”条目。
      • 弱势企业：选择“是”表示公司已由美国小企业管理局认证为少数族裔企业（例如，弱势企业）。选择“否”表示公司未经认证。Procore 将空白值解读为“否”条目。
      • 传统未开发地区企业：选择“是”表示公司已由美国小企业管理局认证为少数族裔企业（例如，传统未开发地区企业）。选择“否”表示公司未经认证。Procore 将空白值解读为“否”条目。
      • 少数族裔商业企业：选择“是”表示公司已由美国小企业管理局认证为少数族裔企业。选择“否”表示公司未经认证。Procore 将空白值解读为“否”条目。
      • 伤残退伍军人拥有的小型企业：选择“是”表示公司已由美国小企业管理局认证为少数族裔企业（例如，伤残退伍军人拥有的小型企业）。选择“否”表示公司未经认证。Procore 将空白值解读为“否”条目。
      • 8a 商业企业：选择“是”表示公司已由美国小企业管理局认证为少数族裔企业（例如，8(a) 计划下的社会或经济弱势企业）。选择“否”表示公司未经认证。Procore 将空白值解读为“否”条目。
      • 平权措施：选择“是”表示公司在投标时受平权措施约束。选择“否”表示供应商不受平权措施约束。Procore 将空白值解读为“否”条目。
      • 认证企业：选择“是”表示公司在小型及地方企业发展部 (DSLBD) 的认证企业 (CBE) 计划中注册。选择“否”表示公司不是按地区（即华盛顿特区）划分的企业。
      • 已通过资格预审：如果承包商位于将在其中开展业务的州/省的相关已通过资格预审承包商名单上，请选择“是”。如果承包商不在名单上，请选择“否”。Procore 将空白值解读为“否”条目。
      • 许可证编号：输入公司的州/省承包商许可证。
      • 标签关键词：在此处输入供应商的任何关键词标签。使用逗号 (,) 分隔条目。最多可以在此字段中输入 255 个字符。
    • 成本编号：

      输入一个或多个成本编号。 使用破折号（-）分隔"成本编号"细分上的每个分层细分项，并使用竖线（|）符号分隔每个单独的成本编号条目。 始终在竖线（+）符号的两边各包含一个空格。

      注意事项:
      在 Procore 的 WBS 中，"成本编号"细分是 预算编号结构 中的 分层细分 。在导入模板中，细分内的层必须由破折号（-）分隔。 根据公司的特定预算编号结构，成本编号条目可能与这些示例不同:

      • 如果公司或项目级别的“成本编号”细分有两 (2) 层，则第一层可能代表 CSI MasterFormat 中的部门编号 (01)。第二层包括带有“部门”的嵌套细分项，它们被视为 MasterFormat 中的成本编号（000、002、010 等）。使用此示例，导入模板中的成本编号条目如下所示：01-000
      • 如果“成本编号”细分有三 (3) 层，第一层可能代表 CSI MasterFormat 中的部门编号 (01)，第二层是子部门 (10)，第三层是成本编号 (010)，因此成本编号条目如下所示：01-10-010
      • 如果要输入多个成本编号以与公司相关联，请使用竖线 (|) 符号分隔每个编号，并确保在竖线 (|) 符号的两侧包括一个空格。例如：01-000 | 01-002 | 01-010 或 01-10-000 | 01-10-002 | 01-10-010

      要详细了解 Procore 的默认“成本编号”细分，请参阅什么是 Procore 默认成本编号？和工作分解结构。

    • ID：此字段用于供应商的预先指定的 Procore 唯一 ID，仅当从目录中导出供应商列表时才会填充该 ID。

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