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Procore

投标工具

  1. 最后更新
  2. 另存为PDF

  1. 概述
  2. 功能
  3. 最佳实践
    1. 选项 1：发送一个投标文件包
    2. 选项 2：发送多个投标文件包
  4. 入门

概述

Procore 的项目级投标工具让你可以向存储在公司级别目录工具中的供应商征求投标。使用投标工具，你可以为项目创建投标文件包并向供应商发送电子邮件邀请。该电子邮件可以在下载的文件包中包含你的投标文件，或者供应商可以登录 Procore 查看投标信息。供应商还可以使用该工具通过一次性付款、成本编号等级细分甚至按单位/数量等级细分来提交投标。

功能

  • 创建包含计划、规范、PDF 和其他相关文件的项目投标文件包。
  • 以供应商身份登录 Procore 以提交项目投标。
  • 跟踪供应商的投标状态并按成本编号并排比较他们的投标。
  • 使用 Procore 强大的搜索和筛选功能快速找到特定的投标。

最佳实践

  1. 确保项目在项目的管理员工具中处于投标阶段，或者自定义阶段定义为投标阶段。
  2. 确保投标截止日期正确。如果你获得延长投标的授权，则必须更改投标截止日期以反映这一点；否则，如果投标人试图在初始投标截止日期之后输入报价，可能无法输入其金额。
  3. 不要将投标人添加到项目的目录工具中，而将这些供应商添加到公司的目录工具中。
  4. 不要将投标文件放在锁定的或私人文件夹中；你不能向投标文件包添加锁定或私人文件夹。
  5. 确保不要将空文件夹附加到投标文件包。如果将空文件夹添加到投标文件包，投标人将在下载时看到白屏。
  6. 不能将独立于文件夹的特定文件添加到投标文件包中，而必须附加整个文件夹。
  7. 确保已从每个受邀投标公司中选择了至少一名个人收件人。如果可以邀请多个人，那就更好了 - 这样，如果受邀者在度假，公司仍然可以知道他们被邀请了并做出相应的回应。
  8. 尽可能提前通过以下操作构建你的公司级别目录：
    • 为每个供应商分配行业，以帮助你搜索投标人。
    • 选择默认的投标受邀者，这样当你要发送投标文件包时，会自动填入他们。
  9. 将文件夹附加到投标文件包时，请记住 Procore 限制为 255 个字符，包括文件名和文件夹名称。

  10. 以下是你可以为投标文件复制的示例文件夹结构。在此结构中，如果你将更新的附录添加到 04 通信和附录子文件夹，你可以发送与更新的文件夹的通信。

    示例文件结构：
    01 投标文件

    • 01 - RFP 保险要求、保险凭证样本等（将每一个文档的 PDF 上传到此子文件夹）

    • 02 - 图纸（并附上一份已编译的投标图纸 PDF，或一份按学科编译的 PDF，因此子文件夹可以包含已编译的建筑、土木、结构、电气、机械等的单独 PDF）

    • 03 - 规范（并附上一份已编译的投标规范 PDF）

    • 04 - 通信和附录

  11. 选中“允许投标人为自己的投标单添加其他明细项”旁边的框，以便投标人可以添加成本编号并对未分配给他们的其他范围进行投标。此外，如果你在公司的投标人信息子标签页上没有成本编号，或者忘记邀请他们对特定于项目的成本编号进行投标，他们仍然可以输入美元值。这也允许你在发送和接收邀请后按成本编号对投标清单进行排序。

  12. 创建投标文件包时有两个主要选项。下表列出了这两个选项以及每个选项的优缺点。

 

选项 优点 缺点
选项 1：发送一个投标文件包

发送一个包含所有行业的投标文件包，同时将所有文档发送给所有投标人（这可能不是每个人的最佳选择）。你只能将文档工具中的一个文件夹附加到一个投标文件包，但该文件夹可以有多个子文件夹。
  • 最快的设置
  • 你不必担心任何人会丢失图纸、细节、规范分项、说明等。
  • 对投标文件包进行更改时，只需更改一次。
  • 投标人可能需要下载比他们所需更多的文件。
选项 2：发送多个投标文件包

按行业或成本编号发送多个投标文件包。
  • 投标人只获得他们需要的文件，而不必下载与项目相关的所有文件。
  • 由于一切都按行业分隔，因此查看覆盖范围要容易得多。
  • 需要更多的设置工作，因为你需要分开文档并设置多个包。
  • 当投标文件包发生变化（例如，截止日期延长）时，你必须对每个单独的包进行这些更改。

入门