COVID-19 期间使用 Procore 的最佳实践
除了 Procore 在此期间为帮助客户所做的许多持续努力之外，Procore 团队还想重点介绍一些工具功能，这些功能可以帮助贵公司在作业现场和办公室应对当前状况。
Procore 产品和工具功能
项目管理
目录
目录工具可以存储项目团队成员和供应商的所有联系数据。通过公司级别目录工具，可以邀请项目协作者，控制他们可以访问的工具，以及设置其工具特定权限。
- 可以为公告以及与现场和办公室团队相关的其他工具通知功能创建通讯组。
电子邮件
电子邮件工具让你能够使用一个集中式客户端来控制通信并管理所有项目相关电子邮件，无论你使用的是何种设备或软件来管理电子邮件。
- 可以创建 COVID-19 特定电子邮件标签并将其应用于相关电子邮件，以便轻松筛选。
- 下载 Microsoft Outlook 插件，以直观方式保存和标记电子邮件。
文档
文档工具让你能够管理和存档所有任务关键型项目文档，例如图纸、规范、投标文件包、电子邮件、安全检查清单、质量保修信息等。
- 创建 COVID-19 特定文档标签用于标记相关文档，以便进行搜索。
- 在文档工具中新建文件夹，以与扩展团队共享 COVID-19 相关文档和通知。
- 设置跟踪列表以在上传时自动分发。
注意：在添加、更新或删除文件后大约一 (1) 小时，跟踪列表中的用户将收到一封自动摘要电子邮件。 - 通过 DocuSign 传送文档以快速轻松地收集签名。
注意：为此，必须为项目启用 DocuSign 集成。
会议
在会议工具中管理项目会议的所有方面，从议程分发到会后会议记录批准。可自定义的会议模板和类别让你能够精简整个过程。
- 将虚拟会议软件连接到会议工具以进行远程会议。
- 在记录虚拟会议出席情况时利用“会议”列，该列可用于未来的联系跟踪工作。
公告（Android 和 iOS 设备）
在 iOS 或 Android 设备上的公告工具中精简项目团队之间的沟通。创建公告时，可以选择要将它们发送到哪些通讯组。这些公告随后将在移动设备上和 Procore 移动应用程序内的推送通知中显示。
工作日志
工作日志工具旨在为项目团队成员提供一个中心位置，用于查看、跟踪以及通过电子邮件发送有关日常项目活动（如人工、通信、设备、材料等）的更新。
进度计划
通过当前项目进度计划的实时视图让团队始终能够了解最新情况。你可以创建、编辑和共享进度计划，并集成 Primavera P6 或 MS Project 进度计划。
- 可以利用进度计划变更请求功能来捕获和审核任何请求的 COVID-19 相关进度计划变更。
- 更新项目目录工具中的进度计划通知设置，以接收进度计划变更请求电子邮件并通知团队进度计划的变更。
- 使用每周项目和资源进度计划电子邮件，通过每周同时向专业承包商发送包含最新数据的前导计划，让他们始终了解最新情况。
送审
送审工具让你能够按分部组织送审日志，添加施工图，甚至添加产品目录中的页面。你可以直接从计算机或项目的文档工具添加附件。
质量与安全
检查任务
检查任务工具让你能够创建综合检查清单，以捕获与项目生命周期中发生的不同类型检查任务相关的所有要求。你可以为每个检查任务创建一个唯一的模板，也可以在公司级别检查任务工具中逐个项目地修改、添加或编辑公司模板。
检查任务工具可用于跟踪以下各项的完成情况：
Procore 已添加了新的检查任务模板，这些模板已自动添加到所有启用了检查任务工具的公司的公司级别检查任务工具中。
- 用于为作业现场停工做准备的项目停工检查清单任务
- 项目开启备份后要完成的项目启动检查清单任务
注意：这可以包括任何管理任务。每个项都可以通过观察任务工具分配给不同的人员。 - 每日审计/作业现场清洁检查清单
- COVID 相关检查清单
- 可以在公司级别创建用于 COVID-19 的检查任务类型，以实现更精简的报告。
- 可以在公司级别创建模板以跨多个项目使用，并将模板应用于受影响的项目。
- 你现在可以访问多个行业来源检查清单，这些检查清单已添加到所有现有账户，将有助于准备和维护更清洁的作业现场。可以使用以下检查清单：
观察任务
项目经理可以使用观察任务工具在项目生命周期的任何阶段将任务分配给项目团队成员。观察任务可以涵盖包括质量、安全、试运行、质量保修和待完成工程在内的工作范围。
- 观察任务可与检查任务配合使用，以记录、分配和跟踪模板中需要处理的任何项。可以启用“在项失败时强制创建观察任务”设置以自动执行此过程。
- 可以为受影响的项目创建自定义观察任务字段和字段集，以简化文档编制并确保捕获所有必要的信息
- 可以从公司级别管理员工具为 COVID-19 创建自定义观察任务类型。
- 如果任务在不同行业和任务分配对象之间重复，则可以在公司或项目级别创建观察任务模板。
- 如果存在与观察任务相关的潜在成本影响，则可以从观察任务创建变更事件。
事件
使用事件工具以数字化方式轻松准确地捕获和管理事件。在作业现场化被动为主动，跟踪潜在的安全相关问题或记录不幸发生的事故。管理风险、识别趋势并利用有价值的数据，以更好地了解未来如何避免不幸事件发生。
表单
借助表单工具，你可以上传、访问和填写可填写的 PDF。然后，你和你的项目协作者可以从他们的移动设备访问这些表单。所有表单模板和填写完毕的表单都存储在 Procore 中。
- 在表单工具中，可以填写并提交新的参考资料和/或大流行相关表单。
- 创建可填写的 PDF 以创建可填写的表单。
- 创建公司表单模板。
- 请参阅有关填写表单的说明。
设计协同
Procore Design Coordination 客户可以在一个平台上连接整个项目团队，以改善沟通并降低项目风险。
协调问题
- 使用基于 Web 的交互式仪表板监控问题进展并保持工作正常进行，从而提高远程团队的责任感。
- 整个项目团队可以在一个中心位置通过备注和 @ 提及功能即时进行沟通和协作。
- 项目团队可以通过将协调问题转移到观察任务并在现场将它们作为待完成工程分配给领班来降低风险。
- 使用图纸工具的协调问题图钉管理 2D 协调。
BIM
能够远程访问关键信息比以往任何时候都更加重要。Procore BIM 客户可以为项目现场团队提供一种无需安装复杂建模软件即可查看协调模型的方法。团队成员可以从 Procore Web 应用程序中或 iOS 移动设备上的模型工具方便地访问 BIM Web 查看器，以可视化需要在现场建造的对象，从而消除现场意外情况并提高项目的可预测性。
项目财务管理
预算
在整个项目生命周期内建立和管理全面预算。无需在复杂电子表格中重复输入合同修改和变更通知单值，因此你可更深入地了解可见和不可预见的变化如何影响净利润。在评估和预测项目的完工成本时控制复杂的项目因素。
投标管理
投标
为项目征求投标，同时提供用于管理和查看所有投标状态的中心位置。承包商可以从 Procore 下载投标文件包并将投标直接递交回系统。
- 将投标文件包的截止日期设置为“待定”以提供更大的灵活性。
- 施工前期间的早期沟通最佳实践对取得项目成果而言至关重要。向投标人发送批量信件以确保定义并明确期望，因为建设工程相关活动的当地司法管辖区标准会围绕 COVID-19 确立。
资格预审
Procore 公司级别资格预审工具使用户能够广泛评估其公司。这有助于确保用户的最佳利益得到保护且财务风险得以降至最低。
资格预审表
-
即将推出 Procore 正在准备一项功能，以允许你创建自己的自定义资格预审表问题，从而添加到你可以启用或禁用的预设问题列表中。自定义资格预审问题是验证哪些公司已制定 COVID-19 预防措施（例如接触预防、准备和响应计划）的好方法。 - 编辑资格预审表以根据需要标记关键字段。如果要更新当前公司资格预审表，任何编辑都会创建资格预审表的新版本，并将更新发送给用户的任何现有表单。
资源管理
考勤表
Procore 项目级别考勤表工具可用于为已在公司级别目录工具中添加为联系人的员工和已添加到工作小组工具中的工人输入当前周考勤卡数据。
- 将 Procore 的本地时间跟踪工具连接到 Smartbarrel 系统，以便更好地跟踪人力、PPE 和天气状况。Smartbarrel 可以提供 RFID 密钥卡用于创建时间跟踪，不需要与设备实际接触，并使用相机捕获个人上班/下班打卡的照片。
- 员工可以使用适用于 Android 和 iOS 设备的 Procore 移动应用程序中的我的工时工具来上班/下班打卡、提交工时条目以及签核工时条目，而无需使用其他用户的设备。
- 将 Procore 的本地时间跟踪工具与 TIKS VMS 连接，在作业现场进行温度筛查。TIKS VMS 具有热像仪，可以检测人体皮肤温度并予以记录，并在皮肤温度表明存在潜在发烧风险时上报给现场主管。
综合财务管理
跟踪资产绩效、衡量项目成本、比较投标并汇总整个项目集合的绩效见解。除单个成本项外，还可以一目了然地查看每项资产。
审批工作流
- 设置和调整财务项（例如经过修订的预算或供应商发票）的审批工作流，以保持高效推进项目。
资金规划
通过访问准确的信息，更快、更频繁地更新资金计划。随着各个项目成本数据的输入，资金计划会实时更新。
服务和支持
培训中心
培训中心是一项允许公司为其团队构建自定义文档和材料的服务。此内容保存在 Procore 支持网站的私密版块，仅获得访问权限的用户才能访问，这使其成为让内部团队和外部协作者接受培训并与公司最佳实践保持同步的最高效方式。如果贵公司使用培训中心，则可以创建 COVID-19 特定文档，以作为最佳实践和公司特定程序的单一事实来源。你随后可以根据需要管理和更新自己的内容。
资源
- 在 Procore 社区中查看此 COVID-19 资源页面！其中包含许多有用内容。
- 工具网络研讨会和行业圆桌讨论
- Procore 作业现场：COVID-19 文章
- Procore 认证培训门户
- 利用 Procore 的数据驱动型洞见在不确定时期让思路变得清晰
- Procore 安全合规：免费在线课程，可帮助你在作业中保持安全。
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